Reisekosten

Sobald ein Unternehmer oder Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen, vorübergehend außerhalb seiner Wohnung sowie seines Betriebes tätig wird, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor. Im Rahmen der beruflichen Auswärtstätigkeit kann der Unternehmer oder Arbeitnehmer folgende Reisekosten geltend machen:

• Verpflegungs-mehraufwand
• Übernachtungs-kosten
• Fahrtkosten
• und Reisenebenkosten.

Verpflegungs-mehraufwand

Für die beruflich bedingte Abwesenheit von seiner Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte stehen dem Unternehmer Verpflegungs-mehraufwendungen zu. Diese sind kalendertäglich mittels der gültigen Pauschale für Verpflegungs-
mehraufwendungen zu ermitteln. Die sogenannte Verpflegungspauschale darf bei längerfristiger Auswärtstätigkeit nur für maximal 3 Monate geltend gemacht werden. Derzeit geltend für Abwesenheiten von mindestens 8 Stunden 12 Euro als Betriebsausgabe und bei einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden sind 24 Euro abzugsfähig. Die Verpflegungsmehraufwendungen (auch Spesen genannt) sind in einem Eigenbeleg, etwa einer Reisekostenabrechnung zu dokumentieren.

Wenn bei Angestellten der Arbeitgeber die Kosten übernimmt, können nicht zusätzlich Pauschbeträge der Werbungskosten bei der Steuererklärung zur Minderung der Steuerlast in Anspruch genommen werden. 

Übernachtungskosten

Für Kosten der Unterbringung und Übernachtung muss der Unternehmer Rechnungen, Quittungen oder Belege vorweisen um sie von der Steuer abzusetzen. Eine pauschale Abrechnung für Übernachtungskosten gibt es bei der Übernachtung weder im Inland noch im Ausland. Die Übernachtungsrechnung muss die Übernachtungskosten und sämtliche Nebenleistungen, wie bspw. Frühstück oder weitere Dienstleistungen wie Massagen gesondert ausweisen. 

Merke:
Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen notwendigen Bestandteilen vorliegt.

Fahrtkosten

Als Fahrtkosten gelten entweder die tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Kfz-Kosten wie Benzin und Diesel oder aber die Fahrtkosten in Form einer Reisekostenpauschale. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ist es möglich die in den laufenden Kfz-Kosten enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet zu bekommen. Ein Vorsteuerabzug aus der Reisekostenpauschale ist nicht möglich. Alternativ kann die Pauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer in Anspruch genommen werden.

Reisenebenkosten

Unter Reisenebenkosten zählen andere Kosten, die auf der Reise unterwegs entstehen, bspw. Parkgebühren, Autowäsche, Telefongespräche oder Mautgebühren. Auch diese Kosten kann der Unternehmer, soweit sie betrieblich veranlasst sind, absetzen. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer ist es möglich die in den Reisenebenkosten enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet zu bekommen.

Bildnachweise: NicoElNino - fotolia.com