Repräsentationskosten

Repräsentationskosten – Was ist das?

Eine eindeutige Regelung, was Repräsentationskosten genau sind, existiert nicht. Im unternehmerischen Kontext haben sich jedoch zahlreiche Aufwendungen als Repräsentationskosten etabliert. Dazu gehören insbesondere jene Aufwendungen, die ein Unternehmen, ein Unternehmer oder auch ein Angestellter tätigt, um im Sinne des Unternehmens zu handeln. Konkret lassen sich also Kosten für die Kundenbindung und –Akquise, Werbung, Pflege von Beziehungen zu Lieferanten oder Abnehmern und ähnlichen Zwecken als Repräsentationskosten identifizieren.

Dennoch gelten nicht alle in diesem Zusammenhang getätigten Ausgaben vollumfänglich als anerkennungswürdige Betriebsausgaben. Auf die in § 4 Abs. 5 Einkommensteuergesetz wird weiter unten noch genauer eingegangen.

Damit Repräsentationskosten als Betriebsausgabe anerkannt werden, müssen diese überwiegend betrieblich veranlasst sein und deren Entstehung auf Grund betrieblicher Anlässe gegebenenfalls nachprüfbar sein (siehe hierzu auch den Eintrag zum Thema Betriebsprüfung).

Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes können gemischte Aufwendungen aufgeteilt werden, sodass nicht eindeutige Repräsentationskosten weder vollumfänglich privat, noch vollumfänglich betrieblich abgezogen werden müssten. Ein steuerpflichtiger Unternehmer muss in solchen Fällen jedoch detailliert darlegen, für welche Kostenpunkte eine betriebliche und für welche eine private Veranlassung gegeben ist. Liegt der Anteil privater Veranlassung unter 10 %, so können die Aufwendungen der Einfachheit halber trotzdem in vollem Umfang abgezogen werden.

• Geburtstag eines Unternehmens und Firmenjubiläum liegen zeitnah beieinander. Aus diesem Grund veranstaltet der Geschäftsführer am selben Abend sowohl das Jubiläum, als auch seine Geburtstagsfeier. Die Anwesenheit von 40 Gästen resultiert aus betrieblichen Gründen (Jubiläum), 20 weitere Gäste neben aus privaten Gründen teil (Geburtstag). Die Kosten können also demgemäß aufgeteilt und unter Berücksichtigung weiterer gesetzlicher Aspekte als Betriebsausgaben teilweise abgezogen werden.

Welche Repräsentationskosten sind nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig?

Insbesondere bei selbstständigen Unternehmen ist es oft kompliziert, genau zuzuordnen, welche Ausgaben privat und welche betrieblich veranlasst sind. Nicht abzugsfähig sind regelmäßig die Kosten der privaten Lebensführung, auch wenn diese möglicherweise einem betrieblichen Zweck dienlich sind. Grundsätzlich können der privaten Lebensführung folgende Kosten zugeschrieben werden, die nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig sind und somit nicht von Steuern befreit werden können:

• Mieten oder Raten für Wohnraum
• Kleidung (auch Anzüge die ausschließlich betrieblich getragen werden)
• Ausgaben für Kinderbetreuung, schulische Ausbildung und ähnliches
• Ausgaben zur Befriedigung persönlicher Bedürfnisse wie Ernährung, Pflege und Unterhaltung
• Besuch von Veranstaltungen

Darüber hinaus sind Repräsentationskosten nicht unbeschränkt abzugsfähig. So unterscheidet die Finanzverwaltung etwa zwischen angemessenen und unangemessenen Kosten. Angemessene Kosten sind wie gewohnt abzugsfähig, unangemessene Kosten hingegen nicht. Welche Kosten angemessen und welche unangemessen sind, ist häufig strittig. Eindeutige Regelungen gibt es nicht, Unternehmer können sich jedoch an bisherigen Urteilen und ihrem gesunden Menschenverstand orientieren.

• Der Inhaber einer Wäscherei mit drei Filialen schafft als Dienstwagen einen über 200.000 € teuren Ferrari an und begründet dies damit, dass er den Wagen auch zu Werbezwecken nutzen möchte. Steht nun der Kaufpreis in keinem wirtschaftlich vertretbaren Zusammenhang zu Umsatz und Gewinn seines Geschäfts, so kann das Finanzamt verfügen, dass die Kosten nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen.

Wie werden Repräsentationskosten auf Angemessenheit geprüft?

Prüft die jeweils zuständige Finanzverwaltung die eingereichten Belege und Begründungen, so hält diese häufig Ausschau nach besonders auffälligen Vorgängen, deren Kosten in der Vergangenheit oft unangemessen hoch waren. Gegebenenfalls wird dann eine Angemessenheitsprüfung durchgeführt und die zu einem Geschäftsvorgang zugehörigen Belege geprüft und bewertet. Auch hier gilt wieder die zuvor erwähnte „allgemeine Verkehrsauffassung“ bezüglich der Angemessenheit oder Unangemessenheit.

Welche Aufzeichnungspflichten gibt es für bestimmte Repräsentationskosten?

Bestimmte Aufwendungen sind nur dann abzugsfähig, wenn diese gemäß geltenden Gesetzen aufgezeichnet und nachgewiesen werden können. Diese müssen darüber hinaus einzeln und getrennt von sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Aufwendungen für die speziellen Aufzeichnungspflichten gelten, sind außerdem nicht immer in voller Höhe abziehbar. Ein Beispiel dafür sind Bewirtungsaufwendungen, Geschenke über dem Freibetrag, Jagd und Fischerei oder auch die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer.

Welche Betriebsausgaben sind nicht vollumfänglich abziehbar?

Für bestimmte Sachverhalte sieht der Gesetzgeber zusätzliche Aufzeichnungspflichten und eine nicht vollständige Abzugsfähigkeit vor. Diese Sachverhalte sind in § 4 Abs. 5 des Einkommensteuergesetzes geregelt. Zu ihnen zählen unter anderem:

Sachverhalt	Anerkennung der Kosten
Geschenke	Geschenke an Personen, die nicht Angestellte des schenkenden Unternehmens sind, dürfen in ihrer Höhe nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden. Ausgenommen sind Geschenke, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten einen Betrag von 35 € pro Person und Geschäftsjahr nicht übersteigen.
Bewirtungen	Aufwendungen für betrieblich veranlasste Bewirtungen sind nur zu 70 % des Rechnungsbetrages abzugsfähig. Die betriebliche Veranlassung muss im Zweifelsfall belegt werden können und weitere Angaben zu Ort, Datum, Anlass, den bewirteten Personen und weiteren Details gemacht und festgehalten werden.
Häusliches Arbeitszimmer	Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und deren Einrichtung können nur berücksichtigt werden, wenn kein betrieblicher Arbeitsplatz zur Verfügung steht und sind dann auf 1.250 € begrenzt. Eine Ausnahme gilt nur, wenn ein Arbeitszimmer den Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit darstellt.
Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder	Wird ein Unternehmen von einem Gericht oder einer Behörde zur Zahlung derartiger Gelder verpflichtet, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter auf einer Dienstreise zu Repräsentationszwecken geblitzt wurde, so dürfen diese ebenfalls nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden.

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