Telefonkonferenz: Regeln und Tipps für die richtige Kommunikation

Die Telefonkonferenz, auch Telko genannt, ist nicht erst seit Corona-Zeiten ein wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt. Sie ist ein Werkzeug, das es erlaubt, aus dem Home-Office oder von anderen Standorten an Besprechungen und Treffen teilzunehmen, ohne persönlich anwesend sein zu müssen. Der nachfolgende Ratgeber betrachtet, worauf bei der Organisation sowie der Teilnahme einer Telefonkonferenz zu achten ist, und bietet einige Tipps für eine erfolgreiche Telko.

Vor- und Nachteile: Per Konferenz telefonieren

Gerade wenn die Mitarbeiter viel von zu Hause aus arbeiten, ist es oft schwierig, alle an einem Ort zusammenzubringen. Ein Videochat oder eine Telefonkonferenz per Handy, Festnetz oder online stellen dann gute Wege dar, eine Besprechung oder ein Treffen zu organisieren und alle Mitarbeiter mit einzubeziehen.

Grundsätzlich handelt es sich bei einer Telefonkonferenz um ein Zusammenkommen von mehreren Teilnehmern, die zwar miteinander sprechen können, sich jedoch nicht sehen. Das ist unter anderem dann eine Option, wenn nicht alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, eine Verbindung per Videochat aufzubauen. Umgangssprachlich wird oft auch der Begriff „Telko“ für das Telefonieren per Konferenzschaltung verwendet. Üblicherweise nehmen an einer solchen Konferenz auch mehr als zwei Personen teil.

Die Vorteile einer Festnetz- oder Handy-Telefonkonferenz zeigen sich unter anderem beim Thema Stressreduzierung. Mitarbeiter sparen sich nicht nur umständliche und lange Reisewege, auch die Firma spart die Reisekosten. Das trägt gleichzeitig auch zu einer geringeren Umweltbelastung bei und hat den Vorteil, dass sich die Reichweite erhöht. Mehr Mitarbeitet können gleichzeitig miteinander kommunizieren, was auch zu einer schnelleren Entscheidungsfindung führen kann.

Die Nachteile sollten jedoch nicht außer Acht gelassen werden. Ist kein Videochat möglich und findet die Telefonkonferenz ausschließlich per Telefon oder über eine Online-Sprachverbindung statt, fällt die Deutung von Gestik und Mimik weg. Da kann es schwierig sein, die Stimmung während des Gesprächs zu erfassen.

Auch kann es je nach Qualität der Verbindung passieren, dass Inhalte nicht richtig übertragen werden oder akustisch untergehen. Daher ist es immer von Vorteil, die wichtigsten Gesprächspunkte und Inhalte vor einer Telefonkonferenz per E-Mail zu versenden oder gleichzeitig eine Web-Konferenz online laufen zu lassen. Teilnehmer sollten zudem auch immer mit voller Konzentration dabei sein und Notizen anfertigen. Das hilft letztendlich auch bei Nachfragen.

Nachfolgend finden sich einige hilfreiche Tipps für die Teilnahme einer Telefonkonferenz:

• Pünktlich einwählen bzw. erreichbar sein
• Störgeräusche vermeiden (Musik, offene Fenster, Fernseher, andere Personen in der Umgebung, weitere Telefone und Handys)
• Alle wichtigen Unterlagen für die Besprechung bereitlegen, Notizen machen
• Sprechetikette befolgen, nicht einfach los- oder dazwischenreden
• Anweisung des Moderators/Gesprächsleiters befolgen, eventuell wird ein Telefonkonferenz-Knigge bereitgestellt

Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?

Damit Beteiligte eine Telefonkonferenz erfolgreich einrichten bzw. auch an dieser teilnehmen können, sind einige Dinge zu beachten. Zunächst ist es wichtig festzulegen, wie eine Konferenz überhaupt stattfindet. So kann dies per Festnetz oder auch online über verschiedene Anbieter erfolgen. Die Organisatoren sollten sicherstellen, dass allen Teilnehmern die notwendigen Mittel für eine Teilnahme zur Verfügung stehen.

Fragen wie „Ist bei der Telefonkonferenz der Anbieter kostenlos?“ oder „Kann ich an der Telefonkonferenz mit dem Handy teilnehmen oder muss es das Festnetz sein?“ sollten durch den Organisator vorab geklärt werden. Gleiches gilt auch, wenn die Konferenz online stattfindet und bestimmte Hardware dafür notwendig ist.

Wie sich Teilnehmer in ein Telefonkonferenz einwählen, hängt vom Verfahren ab. Eine Online-Telefonkonferenz kann andere Voraussetzungen verlangen als beispielsweise eine per Telefon oder Handy. Handelt es sich um ein sogenanntes Dial-in-Verfahren, benötigen Teilnehmer eine PIN. Wie sie diese erhalten und wie lange sie gültig ist, müssen Organisatoren frühzeitig mitteilen. Bei einem Dial-out-Verfahren ruft der Anbieter oder der Organisator die Teilnehmer an. In diesem Fall trägt der Organisator anfallende Gebühren.

Die umfangreiche Anleitung zum Planen und Organisieren einer Telefonkonferenz bietet einen Überblick zu den notwendigen Schritten sowie zum Vorgehen bei Einwahlen aus dem Ausland.

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