Verpflegungspauschale

Was ist die Verpflegungspauschale?

Bei fast jeder Dienstreise oder Geschäftsreise fallen Reisekosten an, zu denen auch der Verpflegungsmehraufwand gehört. Da die Ermittlung des tatsächlichen Verpflegungsmehraufwands im Einzelfall meist mit einem hohen bürokratischen Aufwand verbunden wäre, wurden dazu Pauschalbeträge eingeführt, die als Verpflegungspauschale oder auch als Verpflegungspauschbetrag bezeichnet werden. Die Höhe des Betrags ist von folgenden Faktoren abhängig:

• Reiseziel
• Reisedauer

Die gesetzliche Verpflegungspauschale kann grundsätzlich nicht überschritten werden, auch wenn nachweislich höhere Reisekosten einstanden sind. Ist eine Firma allerdings umsatzsteuerpflichtig, stellt dies eine Ausnahme dar. In diesem Fall kann die Vorsteuer aus dem gesamten Betrag der Dienstreise geltend gemacht werden.

Ermittlung nach Länge der Abwesenheit

Eine wichtige Frage bei der Ermittlung der Verpflegungspauschale ist, wie lange der Steuerpflichtige von seinem Zuhause und der regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist. Voraussetzung dafür, dass überhaupt eine Verpflegungspauschale zur Anwendung kommt, ist eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Ist diese Voraussetzung erfüllt, dann gibt es zwei Stufen der Verpflegungspauschale.

Beginnt eine Dienstreise mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit nach 16:00 Uhr eines Tages und endet vor 08:00 Uhr des nächsten Tages, so wird die Verpflegungspauschale dem Tag zugerechnet, auf den die größere Zeitspanne entfällt.

• Für jeden Tag mit 24 Stunden Abwesenheit gewährt der Gesetzgeber eine Pauschale von € 28,-, die als Betriebsausgabe abzugsfähig ist.
• Für alle anderen Tage beträgt die Verpflegungspauschale € 14,- ohne Übernachtung. Dies gilt auch für den Anreise- und Abreisetag bei Reisen mit Übernachtung (keine Mindestabwesenheitsdauer nötig).

Diese Beträge beziehen sich jedoch nur auf Dienst- bzw. Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands. Der Verpflegungsmehraufwand muss beruflich veranlasst sein, damit dieser steuerlich absetzbar ist. Die Kosten vor Ort werden vom Arbeitnehmer selbst getragen.

Andernfalls kommt es zur Kürzung der Verpflegungspauschale. Übernimmt der Arbeitgeber von vornherein die Verpflegungskosten, wird der Verpflegungspauschbetrag tageweise gekürzt.

Verpflegungspauschale im Ausland: Andere Länder, andere Beträge

Führt die Reise ins Ausland, so gelten dort je nach Land unterschiedliche Beträge. Die Höhe der Pauschale richtet sich also nach dem Zielland:

• In Großbritannien z. B. beträgt die Verpflegungspauschale € 28,- bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und € 42,- bei einer Abwesenheit von 24 Stunden pro Tag. Für London gelten € 38,- bzw. 57,-.
• In Dänemark hingegen beträgt die Verpflegungspauschale € 40,- und € 60,-, während sie in den USA € 32,- und € 48,- beträgt, mit Abweichungen in bestimmten Großstädten.

Die genauen Daten für jedes Land bzw. bestimmte Großstädte finden Sie in amtlichen Listen, die regelmäßig vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden und auf der Webseite des Ministeriums abgerufen werden können. Für Länder, die in diesen Listen nicht aufgeführt sind, gelten die Beträge von Luxemburg, also € 32,- und € 47,-.

Bei grenzüberschreitenden Dienstreisen gilt die Verpflegungspauschale des Ortes, der von dem Dienstreisenden vor 24 Uhr Ortszeit als Letztes erreicht wurde.

Zeitliche Begrenzung der Verpflegungskostenpauschale: Die Pauschale ist begrenzt auf die ersten drei Monate einer neuen Tätigkeit. Diese dreimonatige Phase beginnt neu, wenn eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen stattfindet – unabhängig von der Ursache.